Vanessa Elena Castaño Diaz
Resumen profesional
Profesional con amplia experiencia en gestión administrativa, coordinación académica y liderazgo de procesos, orientada al logro de resultados mediante una gestión estratégica, organizada y eficiente. Me caracterizo por mi capacidad para analizar, planificar, optimizar y realizar seguimiento permanente a los procesos, garantizando su ejecución, cumplimiento y mejora continua. Aprendo con rapidez, me adapto con facilidad a entornos dinámicos y asumo nuevos desafíos con iniciativa, responsabilidad y compromiso. Mi enfoque estratégico, capacidad de liderazgo y orientación al servicio me permiten coordinar equipos, fortalecer los procesos institucionales y generar resultados sostenibles que aportan valor y contribuyen al crecimiento de la organización.
Datos destacados
1
1
Language
1
1
year of post-secondary education
20
20
Años de experiencia profesional
Experiencia
Profesional de Apoyo Académico
Universidad del Sinú - Seccional Cartagena
2023.02 - Actual
- Profesional asignada al Centro de Idiomas.
- Apoyar y dar soporte profesional para la consecución de resultados de la gestión académica en el Centro de Idiomas.
- Proporcionar orientación académica y apoyo a los estudiantes para el aprendizaje y cumplimiento del requisito de la segunda lengua para optar por el grado.
- Supervisar y realizar seguimiento el envío de las notas y verificar la carga de estas en la plataforma por parte de los docentes.
- Diseñar, gestionar, recolectar y tabular la información de las encuestas de satisfacción de los estudiantes por nivel realizado por ciclo.
- Apoyar en la preparación de informes y reportes de la dependencia.
- Realizar el seguimiento al calendario académico para el cumplimiento de los objetivos trazados para el área.
- Atender y orientar a docentes, estudiantes y demás usuarios escuchando y aclarando de forma argumentada preguntas e inquietudes relacionada a los contenidos y servicios del Centro de Idiomas.
- Apoyar en los eventos programados por la Direccion Académica y el Centro de Idiomas.
- Apoyar en el proceso de inscripción y realización de los exámenes de suficiencia.
- Atención al cliente (externo e interno) de manera presencial, vía telefónica y por correo.
- Gestionar el e-mail para atender requerimientos de estudiantes y otras dependencias.
Secretaria
Universidad del Sinú - Seccional Cartagena
2016.02 - 2023.01
- Profesional asignada a la Dirección Administrativa y Financiera.
- Apoyar en la elaboración y realizar el envío de las comunicaciones y correspondencia interna y externa de rutina y la que solicite el jefe inmediato de acuerdo con las necesidades del área.
- Efectuar el control diario de los compromisos que deba cumplir el jefe inmediato y hacer seguimiento de los mismos de acuerdo con sus instrucciones, a fin de garantizar una asistencia administrativa oportuna.
- Recibir, despachar, archivar y custodiar todos los documentos generados, recibidos y enviados por el departamento o área de su competencia.
- Elaborar la solicitud de compra de los requerimientos de suministro de oficina, papelería, coordinando la existencia de materiales y suministros que sean necesarios.
- Atender a los usuarios internos y externos según las políticas y los lineamientos de servicio establecidos por la Universidad.
- Organizar y mantener actualizado el archivo y la documentación administrativa de acuerdo con las normas establecidas.
- Mantener actualizada la información sobre las empresas o instituciones con quienes se establece convenios.
- Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de la dependencia y que sean coherentes con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
- Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, encargadas o delegadas por instancia competente para ello y que sean acorde con el nivel, tipo y grado del empleo desempeñado.
Asesora comercial
Circulo de Viajes
2015.05 - 2015.11
- Asesoramiento al cliente sobre las características y particularidades de los productos ofrecidos.
- Seguimiento y gestión del ciclo de ventas, desde su creación hasta el cierre del acuerdo.
- Comunicación con los clientes por distintos medios para ofrecer los productos y servicios de la empresa.
- Cumplimiento de metas de ventas establecidas por la dirección comercial.
- Desarrollo de estrategias comerciales para alcanzar objetivos de venta mensuales.
- Realización de seguimiento post-venta para garantizar la satisfacción del cliente.
- Participación en eventos y ferias comerciales para promocionar productos y servicios.
- Registro de actividades y seguimiento de cada cliente en la base de datos.
- Seguimiento y cierre de operaciones comerciales con importantes beneficios para la empresa.
- Seguimiento, asistencia y servicio posventa al cliente.
- Cumplimiento de las metas planteadas y los objetivos comerciales fijados.
Coordinadora administrativa
RPS CONSTRUCTORES SAS
2014.06 - 2015.04
- Planificación, dirección y coordinación de las operaciones diarias a cargo.
- Redacción de informes de rendimiento para la gerencia.
- Optimización de las operaciones administrativas mediante el desarrollo de estrategias.
- Liderazgo de las funciones administrativas de la empresa para garantizar su normal funcionamiento.
- Supervisión del correcto cumplimiento de los procesos administrativos.
- Gestión y seguimiento del abastecimiento de insumos y materiales.
- Supervisión de la selección y contratación de personal, y de los planes de formación.
- Cumplimiento de políticas y procedimientos internos para garantizar la calidad.
- Implementación de directrices administrativas y de procedimiento para el personal.
Secretaria
Hospital Naval de Cartagena
Cartagena, Bolívar
2014.01 - 2014.06
- Gestión de llamadas telefónicas y correo electrónico, y envío de documentación.
- Toma de apuntes, redacción de cartas y correos, y elaboración de informes solicitados.
- Registro de datos en el sistema, mantenimiento de este, y archivo y organización documental.
- Realización de tareas administrativas corrientes y contabilizaciones simples.
- Gestión de la agenda, coordinación de reservas, confirmación de reuniones y otros eventos.
- Apoyo al personal ejecutivo y otros departamentos en aquellas necesidades que pudiesen surgir.
- Redacción y distribución de comunicaciones internas y externas.
- Elaboración y presentación de documentos y reportes administrativos.
- Creación de bases de datos y manejo de sistemas de archivo.
- Atención telefónica y gestión de correspondencia entrante y saliente.
Secretaria
Hospital Naval de Cartagena
Cartagena, Bolívar
2007.03 - 2013.12
- Gestión de llamadas telefónicas y correo electrónico, y envío de documentación.
- Toma de apuntes, redacción de cartas y correos, y elaboración de informes solicitados.
- Recepción de visitas, brindando la mejor imagen de la empresa y una atención cuidada al cliente.
- Registro de datos en el sistema, mantenimiento de este, y archivo y organización documental.
- Gestión de la agenda, coordinación de reservas, confirmación de reuniones y otros eventos.
- Apoyo al personal ejecutivo y otros departamentos en aquellas necesidades que pudiesen surgir.
- Atención telefónica y gestión de correspondencia entrante y saliente.
- Creación de bases de datos y manejo de sistemas de archivo.
- Elaboración y presentación de documentos y reportes administrativos.
- Recepción de visitantes y organización de agendas de citas.
- Gestión de agendas y coordinación de reuniones para altos ejecutivos.
- Redacción y distribución de comunicaciones internas y externas.
Secretaria
Aseocasional
2006.11 - 2007.05
- Suministrada al Hospital Naval de Cartagena
- Gestión de llamadas telefónicas y correo electrónico, y envío de documentación.
- Toma de apuntes, redacción de cartas y correos, y elaboración de informes solicitados.
- Registro de datos en el sistema, mantenimiento de este, y archivo y organización documental.
- Gestión de la agenda, coordinación de reservas, confirmación de reuniones y otros eventos.
- Recepción y reparto de la correspondencia y paquetería que llega a la empresa.
- Control de existencias de material de oficina y realización de nuevos pedidos a proveedores.
- Atención telefónica y gestión de correspondencia entrante y saliente.
- Supervisión de inventarios y control de suministros de oficina.
- Redacción y distribución de comunicaciones internas y externas.
- Creación de bases de datos y manejo de sistemas de archivo.
- Manejo de software de gestión administrativa y paquetes de oficina.
- Elaboración y presentación de documentos y reportes administrativos.
Formación
Administradora de Empresas -
Fundación Universitaria Los Libertadores
Cartagena de Indias, BOLTecnología en Administración de Oficinas Bilingüe -
Colegio Mayor de Bolívar
Cartagena de Indias, BOL 2001.05 - 2002.08
Diplomado en Gestión de Documentos y Archivos -
Politécnico Superior de Colombia
Diplomado en Docencia Universitaria -
Universidad del Sinú
Curso Excel Intermedio -
SENA
Manejo Básico de Hojas de Cálculo Excel -
SENA
English Languague -
Centro Cultural Colombo Americano
Enfatiza tus habilidades clave
-
Gestión estratégica de procesos
-
Liderazgo de equipos de trabajo
-
Planeación, organización y seguimiento
-
Análisis y resolución de problemas
-
Orientación a resultados y mejora continua
Idiomas
Inglés
Intermedio
B1
Cronología
Profesional de Apoyo Académico
Universidad del Sinú - Seccional Cartagena
2023.02 - Actual
Secretaria
Universidad del Sinú - Seccional Cartagena
2016.02 - 2023.01
Asesora comercial
Circulo de Viajes
2015.05 - 2015.11
Coordinadora administrativa
RPS CONSTRUCTORES SAS
2014.06 - 2015.04
Secretaria
Hospital Naval de Cartagena
2014.01 - 2014.06
Secretaria
Hospital Naval de Cartagena
2007.03 - 2013.12
Secretaria
Aseocasional
2006.11 - 2007.05
Tecnología en Administración de Oficinas Bilingüe -
Colegio Mayor de Bolívar
2001.05 - 2002.08
Administradora de Empresas -
Fundación Universitaria Los Libertadores
Diplomado en Gestión de Documentos y Archivos -
Politécnico Superior de Colombia
Diplomado en Docencia Universitaria -
Universidad del Sinú
Curso Excel Intermedio -
SENA
Manejo Básico de Hojas de Cálculo Excel -
SENA
English Languague -
Centro Cultural Colombo Americano