Secretaria general
ASOCIACIÓN DEL NORESTE COLOMBIANO
Cucuta, Norte de santander
2022.01 - 2023.12
- Planear y desarrollar clases en niños de grado 4.
- Control del orden, la limpieza y buena imagen del área de trabajo.
- Atención telefónica y canalización de llamadas al área correspondiente.
- Manejo responsable de caja chica y control de gastos menores.
- Recepción cordial y personalizada de los clientes y visitantes, y atención de sus solicitudes.
- Organización y clasificación de documentación, y gestión y actualización del archivo.
- Realización de tareas especiales asignadas por el personal superior.
- Trato con proveedores y realización y recepción de pedidos.
- Búsqueda de información y recopilación de datos solicitados.
- Elaboración de informes y redacción de comunicados y correos a solicitud del superior.
- Desempeño de labores administrativas y gestión de facturación y demás tareas contables de rutina.
- Registro y procesamiento de los documentos internos o los remitidos por clientes o proveedores.
- Gestión y coordinación del correcto desarrollo de las actividades diarias de la oficina.
- Toma de apuntes y dictados, y registro preciso de las actas de reuniones.
- Registro de información en la base de datos de la empresa, y actualización periódica.
- Preparación de salas y materiales necesarios para la celebración de reuniones.
- Registro de reuniones y actualización de la agenda corporativa.
- Contacto con establecimientos comerciales para realizar reservas en nombre de la empresa.
- Comunicación interna de eventos y actividades de la compañía.
- Supervisión de la correcta implementación de políticas y procedimientos internos.
- Gestión de contratos y documentos legales, verificando su cumplimiento.
- Implementación de sistemas de gestión de calidad en los procesos administrativos.
- Control y seguimiento del presupuesto asignado a la secretaría general.
- Supervisión del mantenimiento de las instalaciones y gestión de proveedores de servicios.
- Coordinación de actividades internas y del debido mantenimiento del equipo de oficina.
- Apoyo al personal ejecutivo y otros departamentos en aquellas necesidades que pudiesen surgir.
- Control de existencias de material de oficina y realización de nuevos pedidos a proveedores.
- Realización de tareas administrativas corrientes y contabilizaciones simples.
- Gestión de la agenda, coordinación de reservas, confirmación de reuniones y otros eventos.
- Registro de datos en el sistema, mantenimiento de este, y archivo y organización documental.
- Recepción de visitas, brindando la mejor imagen de la empresa y una atención cuidada al cliente.
- Organización de eventos corporativos, incluyendo logística y coordinación de proveedores.
- Elaboración de actas, informes y presentaciones para reuniones de dirección.
- Atención y gestión de solicitudes de información interna y externa.
- Redacción y revisión de documentación oficial y correspondencia empresarial.