ANA OTILIA MARRUGO GUZMÁN
Resumen profesional
Historiadora con más de diez años de experiencia en gestión documental, especializada en la organización, administración y valoración de archivos físicos y digitales en entidades públicas y privadas. Cuenta con sólidos conocimientos en la aplicación de la normatividad archivística, la elaboración e implementación de instrumentos archivísticos, la gestión de correspondencia oficial y el apoyo a procesos administrativos, de control y auditoría.
Complemento mi experiencia con la formación en Gestión de la Información Documental, integrando enfoques estratégicos, tecnológicos y de mejora continua para optimizar la administración documental, apoyar la toma de decisiones, fortalecer la transparencia institucional y preservar la memoria organizacional. Se caracteriza por su ética profesional, orientación a resultados, capacidad analítica y compromiso con la calidad y el mejoramiento continuo
Datos destacados
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Language
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years of professional experience
Experiencia
Historiadora-Archivista
CORVIVIENDA
Cartagena, BOLÍVAR
2025.01 - 2025.12
- Ejecución y verificación en el cumplimiento de la normatividad y labores del archivo de conformidad con la Ley 594 de 2000 emitida por el Archivo General de la Nación.
- Seguimiento y control a la implementación del Sistema de Gestión Documental de la entidad, apoyar en su implementación y socialización.
- Apoyo en la elaboración, actualizacion e implementación y convalidación de los instrumentos archivisticos.
- Apoyo en la organización de los archivos de gestión y central de la entidad.
- Asesoría y apoyo tecnico en lo correspondiete a la función archivistica en el proceso de Gestión Documental de la entidad.
Asesor
Gobernación de Bolívar
CARTAGENA DE INDIAS, BOLÍVAR
2023.03 - 2023.12
- Asesorar profesionalmente a la Dirección Administrativa Logística de la Gobernación de Bolívar en las actividades que le sean asignadas y puestas a su conocimiento por competencia.
- Asesorar y Proyectar respuestas a los informes, solicitudes y
requerimientos que sean presentados en la Dirección Administrativa Logística, que se le asignen por el supervisor. - Asesorar profesionalmente en las actividades de consolidación de
información de bases de datos, en actividades de digitalización, organización del archivo (digital y fisico) y otros documentos de la Dirección Administrativa Logística. - Mantener en total reserva los datos y demás información que conlleve secretos empresariales y de propiedad intelectual protegidos por la Ley 23 de 1982, Ley 44 de 1993, y todas aquellas normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
- Responder por los documentos que sean confiados para su manejo en la Gobernación de Bolívar.
- Realizar el seguimiento a los documentosencomendados y entregados por la Dirección Administrativa Logística de la Gobernación de Bolívar.
- Apoyar profesionalmente en la realización de inventario documental de los archivos de gestión de las diferentes dependencias, previa autorización del supervisor del contrato.
- Las demás inherentes al objeto del contrato.
Tecnica en Gestión Documental
MULTISERTEC
Cartagena, BOLÍVAR
2020.01 - 2023.09
- Aplicar la normatividad que regula la función archivística en el Estado, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la entidad para el centro de formación.
- Acompañar en la formulación de proyectos archivísticos.
- Recibo, radicación y distribución de correspondencia.
- Atención a la solicitud de Consultas y Préstamos.
- Creación o actualización de expedientes como tutelas o documentos especiales definidos por los usuarios.
- Transferencias al archivo central.
- Elaboración de Tablas de retención de Documental de la Refinería de Cartagena dictados por el Decreto 1080 de 2015 y la Ley General de Archivo (Ley 594 de 2000)
Prestador de Servicios Profesionales-Historiadora
IDOC-SERVICIOS INTELIGENTES S.A.S
Cartagena, BOLÍVAR
2019.10 - 2020.01
- Clasificar, ordenar y describir documentos conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD) y lineamientos institucionales.
- Aplicar procesos de organización archivística (ordenación, foliación, rotulación y conformación de expedientes).
- Apoyar la valoración documental y preparación de transferencias documentales (primarias y secundarias).
- Apoyar en la Custodia, conservación y control de documentos físicos y digitales.
- Apoyo en la Realizacion de inventarios documentales y actualizar bases de datos de archivo.
- Digitalizar documentos garantizando criterios de calidad, integridad y autenticidad.
- Indexar documentos en sistemas de gestión documental electrónica.
- Verificar metadatos y nomenclatura conforme a normas internas.
- Apoyar auditorías internas y externas suministrando información documental.
- Elaborar reportes operativos sobre estado del archivo y la correspondencia.
- Cumplir y apoyar la implementación de la Ley 594 de 2000 y normas del AGN.
- Verificar el cumplimiento de procedimientos archivísticos por parte de las dependencias.
- Apoyar la actualización de manuales y procedimientos de archivo y correspondencia.
- Reportar novedades, riesgos
- Inconsistencias en la gestión documental.
Auxiliar Administrativa
A TIEMPO-AGUAS DE CARTAGENA S.A.E.S.P
Cartagena, BOLÍVAR
2017.07 - 2018.06
- Desarrolle funciones de Coordinador del Area de Correspondencia por 2 meses y funciones de Recepcionista en la CRC de Chambacu.
- Planificar, organizar y supervisar la recepción, radicación, distribución y envío de la correspondencia interna y externa de la entidad, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos y la trazabilidad de la información.
- Verificar que toda la correspondencia recibida (física y electrónica) sea registrada oportunamente, asignando número de radicado y direccionándola a las dependencias correspondientes.
- Garantizar la entrega oportuna de comunicaciones a las áreas responsables, así como el envío de correspondencia a entidades externas mediante mensajería física y medios electrónicos.
- Generar informes periódicos sobre el volumen de correspondencia recibida, enviada, tiempos de respuesta y estado de las comunicaciones.
- Recepción y registro de facturas y documentación contable.
- Redacción de correos, correspondencia y comunicaciones exteriores.
- Elaboración de reportes e informes internos.
- Atención a las consultas de clientes a través de las diferentes herramientas de comunicación.
Bibliotecaria
COLEGIO DIOS ES AMOR
Cartagena
2016.09 - 2016.12
- Bibliotecaria responsable de la gestión, organización y conservación del material bibliográfico y documental de la institución, apoyando los procesos académicos y pedagógicos de estudiantes y docentes.
- Encargada de promover el hábito de la lectura, la investigación escolar y el uso adecuado de los recursos de información, garantizando el acceso oportuno y ordenado a los materiales educativos.
- Dentro de sus funciones se incluyen la clasificación, catalogación y actualización del inventario bibliográfico, el préstamo y control de libros, el acompañamiento a estudiantes en actividades de consulta e investigación, y el apoyo a proyectos pedagógicos y culturales relacionados con la lectura y el aprendizaje.
- Asimismo, vela por el cuidado de los recursos, el cumplimiento de normas de uso de la biblioteca y la articulación de sus actividades con el proyecto educativo institucional.
Formación
Maestría - Gestión de la Información Documental
Universidad de La Salle
Bogota 2022.07 -
Historiadora - Historia
Universidad de Cartagena
CartagenaDiplomado - Formación Pedagógica para la Educación Superior
Universidad de Cartagena
Cartagena 2017.02 - 2017.06
Diplomado - Organización Documental AGN
Escuela Superior de Administración Pública-ESAP
Cartagena 2025.10 - 2025.11
Tecnico en Asistencia en Administración Documental - Administración Documental
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
CartagenaEnfatiza tus habilidades clave
- Comunicación efectiva
- Pensamiento analítico
- Pensamiento crítico
- Organización y planificación
- Trabajo en equipo
- Resolución de problemas
- Adaptabilidad al cambio
- Atención al detalle
- Ética e integridad profesional
- Aprendizaje continuo
Idiomas
Inglés
Básico
A2
Cronología
Diplomado - Organización Documental AGN
Escuela Superior de Administración Pública-ESAP
2025.10 - 2025.11
Historiadora-Archivista
CORVIVIENDA
2025.01 - 2025.12
Asesor
Gobernación de Bolívar
2023.03 - 2023.12
Maestría - Gestión de la Información Documental
Universidad de La Salle
2022.07 -
Tecnica en Gestión Documental
MULTISERTEC
2020.01 - 2023.09
Prestador de Servicios Profesionales-Historiadora
IDOC-SERVICIOS INTELIGENTES S.A.S
2019.10 - 2020.01
Auxiliar Administrativa
A TIEMPO-AGUAS DE CARTAGENA S.A.E.S.P
2017.07 - 2018.06
Diplomado - Formación Pedagógica para la Educación Superior
Universidad de Cartagena
2017.02 - 2017.06
Bibliotecaria
COLEGIO DIOS ES AMOR
2016.09 - 2016.12
Historiadora - Historia
Universidad de Cartagena
Tecnico en Asistencia en Administración Documental - Administración Documental
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA