Rousbellh Estibenson Contreras Herrera

Funciones: Responsable de gestionar integralmente los procesos técnicos de gestión documental, garantizando la correcta organización, seguridad y accesibilidad de la información, así como el cumplimiento de los lineamientos institucionales.

Ejecuta tareas operativas tales como foliación, digitalización, reemplazo de carpetas deterioradas, eliminación de documentos duplicados y verificación de la documentación. Asimismo, registra los expedientes en el Formato Único de Inventario Documental (FUID), crea y actualiza hojas de control y rótulos de archivo, asegurando un manejo eficiente, ordenado y confiable de la documentación contractual.

Funciones: Responsable de gestionar integralmente el archivo de expedientes contractuales del Grupo Interno de Trabajo para la Gestión Contractual, garantizando su organización, seguridad y accesibilidad, así como el cumplimiento de los lineamientos institucionales. Facilitar la consulta y préstamo de expedientes, asegurando su integridad y confidencialidad, y realizar la correcta reubicación de documentos devueltos. Asistir a la organización y transferencia de archivos de gestión, siguiendo las tablas de retención documental. Realizar tareas operativas como foliación, digitalización, cambio de carpetas deterioradas, eliminación de documentos duplicados y verificación de la documentación. Además, registrar expedientes en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) y crear hojas de control y rótulos para los archivos, asegurando un manejo eficiente y ordenado de la documentación contractual.

Funciones: Realizar seguimiento a la aplicación de formatos electrónicos de las Tablas de Retención Documental, especialmente para el Grupo de Equipos de Laboratorio y Producción. Además, apoyar la implementación de instrumentos archivísticos en el portal de transparencia, elaborando infografías y cronogramas, y brindando sensibilización y acompañamiento a las áreas del INS. Realizar seguimiento a inventarios documentales y fondos acumulados, y revisar información archivística para facilitar la creación de un sistema de gestión de documentos electrónicos. También apoyar la revisión y organización de documentos electrónicos del Grupo Equipos de Laboratorios, y brindar sensibilización en materia archivística a los funcionarios del INS. Cumplir con la metodología de trabajo sostenible, el uso de elementos de protección y asistirá a reuniones programadas.

Funciones: Brindar apoyo en la implementación del Programa de Gestión Documental, incluyendo la socialización de procesos y procedimientos, la implementación de la Guía para la Conformación y Organización de Expedientes de Restitución de Tierras, y el diseño de herramientas para la aplicación de las TRD. Asimismo, apoyar la implementación de las TRD a nivel nacional y central, resolver consultas relacionadas con la normatividad archivística, y realizar seguimiento al manejo y aplicación de las TRD. También dar seguimiento y apoyar la consolidación de planes de trabajo, y generar alertas tempranas ante inconsistencias en el manejo de expedientes. Adicionalmente, apoyar la elaboración de guías, manuales e instructivos, elaborar informes, y realizar otras actividades asignadas.

Funciones: Apoyar la programación y realización de mesas de trabajo con las áreas de la entidad para la aplicación de encuestas y actualización de las TRD. Elaborar y actualizar la matriz de análisis funcional, y apoyar la aplicación de la Matriz de Diseño Funcional/ECM como parte de la implementación del SGDEA. Además, mantener organizada la información de procedimientos, registros, actas y actos administrativos, utilizando la tecnología institucional disponible. También apoyar el desarrollo de planes, proyectos, programas, actividades y procedimientos del proceso de gestión documental de la entidad.

Funciones: Encargado de inventariar la documentación, utilizando bases de datos de Excel para implementar tablas y clasificación documental. Mantener los documentos de la empresa en óptimas condiciones, verificando que estén completos en las transferencias. Custodiar los archivos centrales y de gestión, garantizando el acceso restringido a información confidencial. Además, realizar otras tareas relacionadas que se deriven del contrato, las del manual de funciones y aquellas encomendadas, cumpliendo con las reglamentaciones, órdenes e instrucciones impartidas. Desarrollar su trabajo de manera personal y directa, con el cuidado y diligencia necesarios, en un horario indeterminado debido a la naturaleza del cargo.