Jose Miguel Catalan Jimenez

Auxiliar de archivo

Jose Catalan

Barranquilla, Atlántico

Tratamiento adecuado de archivadores, ficheros, cajas y estanterías del archivo.
Realización de fotocopias y escaneados de documentos autorizados a usuarios.
Uso del sistema informático para la ordenación, clasificación y numeración de documentos.
Clasificación de series documentales según los criterios establecidos.
Seguimiento a los documentos y materiales prestados por el archivo.
Verificación de las condiciones de los documentos devueltos por los usuarios.
Apoyo para elaborar nuevos criterios de identificación y organización de materiales.
Cumplimiento estricto de los procedimientos y normas de calidad establecidos.
Colaboración en la digitalización de los fondos documentales.
Control del registro de usuarios y solicitantes de materiales del archivo.
Participación en proyectos de transferencia de archivos físicos a digitales.
Colaboración en la elaboración de inventarios de archivo actualizados.
Asesoramiento en la selección y adquisición de materiales de archivo adecuados.
Realización de labores de búsqueda y localización de documentos solicitados.
Cumplimiento de plazos de retención y destrucción de documentos conforme a la ley.
Cumplimiento de políticas de confidencialidad y seguridad en el manejo de información.
Apoyo en la implementación de sistemas de gestión documental electrónica.
Colaboración en la elaboración de guías y manuales de procedimientos de archivo.
Digitalización de documentos y mantenimiento de bases de datos documentales.
Coordinación con otros departamentos para la correcta clasificación de documentos.
Preparación de documentos y archivos para su correcta conservación a largo plazo.
Búsqueda y recuperación de documentos y archivos solicitados por el usuario.
Codificación, clasificación y registro de notificaciones y correspondencia.
Conversión de documentos de formato papel a formato digital.
Realización de transferencias documentales.
Digitalización del archivo físico y registro de la documentación en la base de datos.
Organización y optimización de las operaciones de archivo.
Eliminación del material de archivo obsoleto.
Entrega de documentos solicitados o envío de copia por correo electrónico.