Erika Henao Caballero

Responsable del área de gestión documental Ejecución de las actividades (planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, conservación, disposición final, valoración), según aplique.

Manejo de personal.

Creación y actualización de instrumentos archivísticos.

Desarrollo de relaciones con clientes, proveedores y socios de la empresa.

Formulación proyectos de gestión documental.

Administración el sitio web disponible respecto a la Gestión Documental, para el acceso de los empleados.

Asesorar a las diferentes áreas en materia de organización de archivos de gestión.

Coordinar al practicante de gestión documental.

Elaboración de informes de gestión para presentar avances y resultados a la dirección.

Planificar, organizar, dirigir y controlar la gestión documental.

Administrar el Sistema de gestión documental,

Coordinar y supervisar las actividades técnicas y administrativas.

Realizar informes mensuales que permitan conocer la gestión realizada por el área.

Garantizar disponibilidad y acceso a la documentación.

Atender las solicitudes y requerimientos

Relacionamiento con el cliente.

Seguimiento a KPI

Manejo de presupuesto y proveedores.

Coordinación de actividades para el logro de las metas establecidas por la empresa.

Organización de cronogramas, planificación de turnos, horarios y horas extras del personal.

Gestión documental y elaboración de informes e indicadores sobre las actividades de la sección.

Identificación de oportunidades de mejora y propuesta de planes de optimización.

liderar el proceso de gestión documental de la empresa.

Implementación de instrumentos archivísticos, manejo de personal.

Administración del software de gestión documental(cinco).

Relacionamiento directo con el proveedor de custodia.

Creación de políticas

Elaboración y seguimiento de KPI

Elaboración de informes

Capacitación Al personal de las diferentes áreas de la empresa en el proceso.

Asignación y coordinación de tareas del personal a cargo, evaluando y siguiendo su desempeño.

Fomento de la actitud positiva y el buen clima de trabajo.

Comunicación periódica con la dirección, presentando reportes de progreso.

Coordinar el proceso de gestión documental, organizar, dirigir y controlar la gestión documental.

Coordinar y supervisar las actividades técnicas y administrativas.

Realizar informes mensuales de la gestión realizada por el área. Garantizar disponibilidad y acceso a la documentación.

Atender las solicitudes y requerimientos.

Creación y elaboración de instrumentos Archivísticos.

Capacitar al personal en las actividades.

Manejo de presupuesto y proveedores.

Resolución de problemas y atención a incidencias.

Trabajo en equipo para facilitar el cumplimiento de objetivos.

Atención telefónica y gestión del correo electrónico de la empresa.

Clasificación de series documentales según los criterios establecidos.

Seguimiento a los documentos y materiales prestados por el archivo.

Apoyo para elaborar nuevos criterios de identificación y organización de los documentos.

Radicación de documentos

control y seguimiento a las tareas asignadas a los auxiliares y aprendices.

Manejo de proveedores.

Atención de consultas, ordenación, foliciacion.

Manejo de inventarios.

Asistencia en la recepción, registro y distribución de documentos entrantes.

Coordinación con las áreas para la correcta clasificación de documentos.

Participación en proyectos de transferencia de archivos físicos a digitales.

Atención de consulta .

Aplicación, elaboración y actualización de instrumentos archivísticos.