CAMILA ANDREA MORALES TANUGA

encargada de la administración y del apoyo en la oficina. Su trabajo se realiza, mayormente, al frente de una mesa de la organización. En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización. Una de sus responsabilidades principales es la de recibir las visitas entrantes y las llamadas telefónicas.

• Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma adecuada.
• Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la información básica si es necesaria.
• Recibir y responder diariamente a los emails, notificaciones, avisos o certificados.
• Mantener la seguridad siguiendo los procesos y el control de acceso (monitorizándolo a través de pantallas, pidiendo autorizaciones, etc).
• Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas necesarias.
• Realizar otras tareas como son el fotocopiado, la impresión de documentos, el fax, etc

son tareas de asistencia y acompañamiento a las actividades normales que desarrolla una empresa. Por lo tanto, son fundamentales para un funcionamiento eficaz de la misma.

Estas actividades suelen ser variables de acuerdo con el área de negocio de la empresa en la que trabajen. Por ejemplo, en oficinas especializadas como estudios de abogados, los asistentes suelen tener una formación específica para el desempeño de ciertas actividades.

Sin embargo, existen funciones comunes a todas las áreas que, usualmente, giran en torno a la distribución y administración de información dentro de la oficina. Esto incluye la gestión de documentos, archivos y la organización de eventos.

Pero estas actividades pueden llegar a ser mucho más amplias. En algunas ocasiones los asistentes administrativos también deben ocuparse de procesar información contable e inclusive de garantizar el funcionamiento de los recursos tecnológicos de la empresa.